Automatiser navngivning og oversættelse af materialer i SAP

Formålet med denne artikel er at vise, hvordan man automatiserer PLM-processer – primært med hensyn til navngivning og oversættelse af materialer i SAP.

Hvorfor er materialenavne vigtige?

Materialenavne (eller materialebeskrivelser) er vigtige i de fleste virksomheder. Et godt og konsistent navn lader dine medarbejdere, leverandører og kunder bedre forstå, hvad der er “bag” materialenummeret. Desuden er materialenavne enormt vigtige, når det kommer til told: Gode oversættelser reducerer transit tid. Et stigende antal af vores klienter bruger store mængder tid og penge på at oversætte materialenavne. Men der er et alternativ: Automatiser navngivningen af dele!

Generel Idé

Hos BoostPLM har vi set nærmere på dette problem og har leveret en automatiseret løsning. Denne løsning kan navngive og oversætte materialenavne ved at oprette navngivnings skabeloner for hver Delklasse. At klassificere dele er en gammel metode til at søge og finde dele. Derfor har nogle virksomheder udviklet et omfattende klassificeringssystem internt.I dag er tendensen dog at bruge internationale standarder som UNSPSC (United Nations Standard Product and Services Code) eller eClass. Dette reducerer den interne styring af kategorierne og letter samarbejdet med partnere.

Proces

Hver del har et sæt attributter specifikke for sin kategori. Som eksempel kan en bolt beskrives ved sin form, størrelse, længde, kvalitet, finish og ISO-standard. Derfor kunne et passende navn for en sekskantet bolt være:   Mange ERP-systemer har en begrænset længde på Delnavnet. For eksempel skal “materialebeskrivelsen” i SAP være kortere end 40 tegn. Dette kræver ofte brug af forkortelser og reducerer antallet af attributter inkluderet i delnavnet. Vi har bygget en SAP-funktionalitet, der overholder dette krav. Desuden understøttes den udvidede materialebeskrivelse uden forkortelser og med alle attributter – igen fuldt automatiseret og let oversat. Nedenfor er et eksempel på en skabelon for den sekskantede bolt 31161620, der viser først den korte og derefter den lange beskrivelse:

 

Vi bruger forskellige tags til at specificere hver type byggeklods i beskrivelsesskabelonen: [] for attributværdi {} for attribut måleenhed

Oversættelser

For at automatisere oversættelse, udnytter vi SAP’s out-of-the-box funktionalitet for håndtering af flersprogede attributbeskrivelser. Endnu bedre, nogle alfanumeriske attributter behøver ikke nogen oversættelse, f.eks. attributten ‘Standard’ som vist ovenfor i eksemplet med værdien ‘ISO4014’. Dette lader os adskille de alfanumeriske attributter i to grupper: En gruppe, hvor engelsk er standarden, og en anden, hvor oversættelse til et specifikt sprog er obligatorisk.

Udløsende Punkter

Materialenavnet er ikke statisk, så genereringen af materialenavne skal startes, når:

• ændring af en dels UNSPSC-klassifikation
• ændring af en dels attribut
• ændring af oversættelser
• ændring af en beskrivelsesskabelon

Implementering af automatisering

Automatisering af materialenavngivning kan være en gradvis proces, og for at imødekomme dette, kan vi introducere et automatiseringsniveau med følgende værdier:

• Fuldt Automatiseret
• Semi Automatiseret

Dette betyder, at dele betegnet ‘Semi-automatiseret’ vil gennemgå en gennemgangsproces, før opdateringer anvendes. Ændringer i beskrivelsen af ‘Fuldt Automatiserede’ Dele vil blive iværksat, når et udløsende punkt rejser sig. Fuldt automatiserede systemer har naturligvis brug for nogle tjek og balance, og vi har introduceret en applikationslog og et sæt af mulige fejl, som systemet bør logge. De typer af fejltyper, der blev tilføjet, var:

• Generelle opdateringsfejl på hvert materiale (dette ville typisk være objektlåsningsproblemer på grund af nogle brugere, der allerede har låst Delen)
• Afklipning af den korte beskrivelse – dette ville være, når skabelonen resulterer i en beskrivelse, der overstiger 40 tegn.

Konklusion

At automatisere navngivningen af materialer kunne være enormt gavnligt for enhver produktionsvirksomhed og være en stor hjælp med hensyn til lagerføring, salg, indkøb og ikke mindst med told. Hvis du tror, du kunne have gavn af en opgradering til dit materialenavngivningssystem, så tag kontakt, og lad os undersøge mulighederne.