Hvorfor er dokumenthåndtering stadig relevant?
Teknisk set handler et dokumenthåndteringssystem om muligheden for at lagre, hente og styre versioner af dokumenter. Det fungerer dog også som et værktøj til væsentlige ting såsom samarbejde, vidensdeling, informationsbevaring, ændringsstyring osv.
Dokumenthåndtering er essentielt i enhver organisation. Nye digitale ambitioner som Model Based Definition (MBD) og papirløs produktion vil reducere antallet af traditionelle dokumenter. Men det erstatter langt fra dem alle. Meget viden forbliver fanget i traditionelle dokumenter – som den bedst egnede og fleksible måde at gemme og udveksle den på.
Hvorfor er dokumenthåndtering i Windchill en god idé?
Windchill indeholder bl.a. en solid løsning til dokumenthåndtering. Enhver type dokument repræsenteres ved hjælp af standardiserede Document Data Objects og integreres dermed problemfrit i Windchill’s økosystem – hvilket giver rige funktioner og administrativ automatisering.
Især når man arbejder med komplekse, konfigurerbare produkter, er det udfordrende at holde styr på og orden i den relevante dokumentation. Når det gøres rigtigt, skaber en grundig produktkonfiguration en specifik type produkt. Agilitet og pålidelighed i denne proces er en direkte konkurrencemæssig fordel.
Windchill er i fuld gang med at udvikle sig til at blive det integrerende omdrejningspunkt for at definere både produkt og proces, hvilket rummer det store potentiale at holde alle relaterede data og dokumenter inden for det samme økosystem.
Windchill er miljøet, hvor ændringer af produktet og processen planlægges og udføres. Hvor godt Engineering Change Management (ECM) fungerer, afhænger af, hvor godt man kan identificere de rigtige objekter, der skal ændres, og gøre det til tiden.
Naturligvis er ændringen af dele og samlinger i centrum for ingeniørerne. Imidlertid er tilpasning af relateret dokumentation lige så vigtigt. Ved at have al relateret dokumentation, der henviser til eBoM, mBoM og Process Plans, muliggøres en effektiv kobling mellem produkt- og procesingeniørarbejde i tilfælde af ændring af enten den ene eller den anden.
Endeligt gør Windchills evne til at håndhæve indeksering af dokumentindhold og metadata det muligt at foretage søgninger med nøgleord direkte i dokumenterne (”Google-søgning”).
Eksempel på at have alle relevante dokumenter lige ved hånden:
Forestil dig at ændre ovenstående beslag til en anden legeringstype. Du skal genbesøge de overvejelser, der gik ind i definitionen af den oprindelige løsning. Du kan opdatere beregninger og simulationer, verificere det igen og opdatere al relateret dokumentation. Det samme gælder for specifikationerne, som andre bruger til at producere/købe det.
Det er en enorm fordel at have alle dokumenter lige ved hånden – det gælder både i forhold til effektivitet, men også kvalitet. Det forhindrer, at der overses vigtige detaljer, hvis man ikke er opmærksom på et relevant dokument. En anden vigtig pointe er, at alle ovennævnte dokumenter vil eksistere i adskillige versioner. At håndtere, hvilken kombination af dokumentversioner der er gyldig for den specifikke delversion, er afgørende, når man forsøger at ændre en del.
Dokumentation relateret til produktion, kvalitetsstyring, sundhed og sikkerhed eller indkøb er lige så vigtig for at introducere delen til værdikæden som tegningen selv.
Vi ønsker, at alle relevante dokumenter skal være knyttet til en del og håndteres sammen med den, uanset deres organisatoriske oprindelse eller karakteristika. At håndtere alle dokumenter i Windchill muliggør denne kobling effektivt.
At udvide anvendelsen af Windchill dokumenthåndtering
Anvendelsen af Windchill som et dokumenthåndteringssystem er ofte begrænset til domænet for produktteknik. Dette skyldes sandsynligvis, at ingeniører er de primære brugere og vogtere af systemet. Ikke desto mindre er det værd at overveje at bruge Windchill som den fælles dokumenthåndteringsløsning for mange flere organisatoriske enheder og dokumenttyper.
For nogle typer af dokumenter er argumentet for at bruge Windchill åbenlyst og ganske nemt at argumentere for (som vist i det ovenstående eksempel). For andre resonerer alternativet med at have et eksisterende dokumenthåndteringssystem kun for disse typer af dokumenter ikke rigtig. Hvorfor ikke bringe dem alle ind i Windchill?
Dybere – inkluder andre typer af ingeniørdokumentation
Mange vigtige dokumenter, der vedrører ingeniørarbejdet med et produkt eller en proces, kommer sjældent ind i et formelt dokumenthåndteringssystem.
Alt for ofte håndteres kun de artefakter, der skal overleveres til efterfølgende processer (som tegninger eller specifikationer), eller som lovgivningen kræver skal være under formel kontrol, i et dokumenthåndteringssystem.
Men mange dokumenter, der potentielt kunne have gavn af at blive reguleret af et dokumenthåndteringssystem, eksisterer også. Det kunne f.eks. være beregninger, analyser, konceptstudier, evalueringsovervejelser og resultater – designbeskrivelser af systemer osv. Ofte bevarer og håndterer ingeniører denne salgs dokumenter på lokale drev eller afdelingsmapper. De betragter dem som “deres” dokumenter og ikke som genstand for deling på tværs af organisationen.
Desværre forbliver den værdifulde viden, læring og IPR (Intellectual Property Rights), der er fanget i disse dokumenter, uden for formel styring. Der tilbydes ingen assistance til at håndtere versioner, tilstande, duplikationer osv. For at gøre tingene værre ser vi ofte PDF-kopier af den endelige version af et dokument blive uploadet til Windchill. Det originale dokument befinder sig på det lokale drev til yderligere redigering uden nogen formel ændringsstyring eller versionskontrol.
Når først redaktøren af et dokument er ude af billedet, så forsvinder også forståelsen for dokumentets eksistens, sammenhæng og gyldighed.
Bredere – inkluder dokumenter fra den for ingeniørarbejdet, der er relevante for produktet
Selvom det stammer fra ingeniørområdet som et middel til at håndtere ingeniørdata, så kan Windchill selvfølgelig indeholder dokumenter for enhver oprindelse. Så længe der er en relevant relation til produktet til stede, giver det meget mening at bringe dokumentet ind i Windchill-dokumenthåndteringsregimet.
Dokumenter, der vedrører produktionen eller indkøbet af en del, f.eks. Purchase Specification eller Production Part Approval Process (PPAP), er direkte knyttet til delens definition. Dette gælder også for kvalitetsstyring af en del (FMEA, kontrolplan, testspecifikation, måleinstruktioner osv.) eller servicen af den. Hvis delen skal ændres i fremtiden, skal alle disse dokumenter genbesøges.
Som en tommelfingerregel skal alle dokumenter (gennem hele produktets livscyklus) genovervejes og muligvis ændres. Det gøres for at kunne revidere en del, som bør henvises til delstrukturen. Dette ville give ingeniøren, der er ansvarlig for planlægning af ændringen, mulighed for at vurdere påvirkningen og den afledte arbejdsbyrde af enhver planlagt ændring. Arbejdet skal gøres, uanset om det er kendt, når ændringen initieres eller ej. Derfor forbedres effektiviteten af en ændring markant, hvis alle berørte dokumenter, identificeres fra starten af. Nogle ændringer kan endda forkastes, når man forstår virkningen og ændringsindsatsen, der venter nedstrøms.
Begrænsninger
Trods de mange fordele, som dokumentstyring i Windchill tilbyder, er det også på sin plads at nævne de nuværende mangler.
For dokumentation er Office 365 en de facto-standard. Men moderne, samarbejdsmæssige funktioner som simultan redigering og redigering i browseren tilbydes ikke i øjeblikket af Windchill. Heller ikke opdatering og referencer til andre medier som visualiseringer, der bruges inde i dokumenterne.
Den primære hindring for den bredere tilpasning af Windchill som et ikke-ingeniør-dokumentstyringssystem er dog brugergrænsefladen og licensmodellet.
Den enorme mængde funktionalitet og muligheder inden for Windchill-klienten er ikke passende for den lejlighedsvise bruger og understøtter ikke en bred tilpasning af systemet.
Med ThingWorx Navigate er brugervenligheden med Windchill-funktionalitet forbedret markant, og der er sandsynligvis mere på vej. Avanceret interaktion med opgaver og arbejdsgange til gennemgang og godkendelse af dokumenter understøttes i øjeblikket ikke uden for Windchill-klienten. Dette repræsenterer, efter vores opfattelse, en stor hindring og er derfor et fokusområde for BoostPLM.
Forudsætninger for udvidelse af brugen af Windchill dokumenthåndtering
- En øget opmærksomhed og støtte til at bringe langt flere dokumenter under formel dokumentstyring. Udfordringen ligger hos ledelsen, som skal adressere dette emne og stimulere/drive denne dagsorden samt lægge ambitioner og vejledninger for udviklingen af området.
- Grundlæggende dokumentklassifikationsstrukturer og styremekanismer skal være på plads, før dokumentstyring udvikles. En stabil grund er den vigtigste forudsætning for kontinuerlig og effektiv udvikling af området.
- En brugergrænseflade baseret på roller, der er skræddersyet til brugernes behov og især kompetencer. Windchill er ikke den rigtige løsning for den ikke-daglige bruger. ThingWorx Navigate giver en delvis løsning på dette – vi forventer mere. BoostPLM arbejder også i øjeblikket på en brugergrænseflade baseret på ThingWorx Navigate til en Windchill-gennemgangs- og godkendelsesproces.
Konklusion og perspektiv
- Kombineret med en brugerflade baseret på roller har Windchill kapacitet til at fungere som et universelt dokumentstyringssystem langt ud over ingeniørfaget. De fleste burgere ville ikke engang vide, at det er Windchill, der er det underliggende system.
- Styrken ved Windchill som et dokumenteringssystem ligger I det faktum, at alle tekniske aspekter af et produkt allerede er håndteret i Windchill, og inkluderingen af alle relaterede dokumenter styrker yderligere den holistiske definition og digitale tråd.
- Engineering Change Management drager stor fordel af at kunne identificere alle relevante dokumenter i planlægningsfasen af en ændring og tilføje dem til listen over berørte objekter fra begyndelsen.
- At definere en gennemgangs- og godkendelsesproces, der skal anvendes til ethvert dokument, muliggør, at ethvert ønsket ikke-teknisk dokument også formelt kvalitetssikres – styret og administreret af en omfattende opsætning.
Og bare en sidste tanke: Hvis du tager dig tid til at skrive information i et dokument, så er det helt sikkert vigtigt. Hvorfor så ikke administrere det på den bedst mulige måde?
