Dokumentstyring
I dokumentstyring udgøres et dokumentstyringssystem af det kombinerede samspil mellem
it-infrastruktur, processer og mennesker
Fordele ved dokumentstyring
Implementering af et robust og velholdt dokumentstyringssystem åbner op for:
Specialiserede løsninger til dokumentstyring
SAP DMS
SAPs indbyggede dokumentstyringsfunktionalitet integreres problemfrit med forretningstransaktioner, hvilket forbedrer operationer som at distribuere indkøbsspecifikationer til leverandører sammen med deres indkøbsordrer.
Windchill PDMLink
Dette system er skræddersyet til at vedligeholde og opdatere 3D CAD-modeller samt 2D-tegninger og dokumenter, hvilket letter effektiv styring og tilgængelighed.
Selvom dokumenthåndtering ikke er særlig kompleks, kan overgangen fra den nuværende tilstand til et nyt, optimeret system være indviklet og ofte udløser betydelig intern diskussion.
Emner som “hvordan struktureres dokumenter?” eller “hvilken styring skal implementeres?” er afgørende, men kan være udfordrende at navigere uden ekstern ekspertise. Disse diskussioner er afgørende for at opsætte et DMS, der balancerer forskellige behov med langsigtet vedligeholdelse og robusthed
Implementering og fremtidig planlægning
At definere teknologien, processerne og styringen for et DMS er kun begyndelsen. Succesfuld implementering og migrering kræver bevidsthed om bedste praksis og potentielle faldgruber. Derudover er det afgørende for tilpasningen til fremtidige udfordringer og teknologiske fremskridt, at udarbejde en fremtidig køreplan for udviklingen af dokumentstyringssystemet.
Funktioner i Dokumentstyring
Godkendelse
Gør godkendelse af dokumenter og procedurer nem og sikker via workflows.
Klassifikation
Opbevar og organiser dokumenter for at forbedre søgning og understøtte automatisering.
Kontekst
Relatér dokumenter til den rette kontekst, f.eks. tilføj købsspecifikationer til delen eller stykliste for nem navigation.
Distribution
Muliggør distribution af dokumenter både internt i organisationen og til forretningspartnere og kunder.
Samarbejde
Understøt samarbejde på tværs af afdelinger og arbejdsområder.
Sikkerhed
Administrer adgangen til dokumenter i din organisation.
Automatisering
Reducer manuelle opgaver ved at automatisere gentagne processer, f.eks. konvertere dokumenter til PDF og distribuere til ekstern opbevaring som ESCROW.
Søgning
Find nemt de dokumenter, du leder efter.
Historik
Spor og se oprettelse og ændringer af dokumenter af forskellige brugere.
