Datadrevet ECM: Lær, hvordan I kan forbedre Jeres ECM-proces med data og statistik

Introduktion: Derfor er data og statistik vigtigt i ECM 

En velfungerende ECM proces har potentiale for at kunne bidrage med en lang række positive effekter for produktionsvirksomheder. Når produkt- og procesændringer håndteres effektivt med en sømløs, gennemarbejdet proces, har det en positiv indvirkning på en lang række faktorer såsom kvalitet, omkostninger og time-to-market. Det er særligt tilfældet, når ECM processen tænkes på tværs af hele værdikæden og med en holistisk vinkel på involvering af stakeholders fra hele forretningen. Læs mere om det her: boostplm.com/da/enterprise-change-management 

For at indfri det potentiale, er det afgørende at forstå sin ECM proces til fulde. Det handler ikke blot om at have en veldefineret og tilgængelig proces, men også om at forstå, hvordan man klarer sig. Og her kommer data og statistikker ind i billedet.  

I denne artikel vil vi vise, hvordan I ved at tracke de rigtige data kan forstå, hvordan jeres ECM proces fungerer, hvor der opstår udfordringer, og hvordan I kan forbedre den. Vi giver også nogle eksempler på, hvilke målinger og statistikker, I med fordel kan arbejde med.  

 

Hvad bør vi tracke og måle på? 

For at kunne vide, hvor der er forbedringspotentiale i jeres ECM proces, er det nødvendigt at tracke processen for at forstå, hvordan processen kører og udvikler sig. Det er ligeledes relevant at sikre metadata på jeres ændringer, for at kunne identificere mønstre i de problematikker, I ofte møder.  

Nogle meget relevante eksempler på parametre, det er værd at måle på i ECM processen er: 

• Metadata på den enkelte ændring: Hvilket produkt og hvilke komponenter vedrører ændringen? Hvad er årsdagen til ændringen? Der er mange metadata på den enkelte ændring, som er relevante at gemme, så I sikrer, at I kan se tilbage i tiden. Når I har opbygget en stor nok mængde historisk data omkring jeres ændringer, vil I kunne benytte det til at se, om der eksempelvis er bestemte komponenter, der ofte volder jer problemer. 

• Lead time: Hvor lang tid tager det jer at gennemføre en ændring fra start til slut? Eksempelvis fra en forespørgsel er sendt og til den samlede ECO er gennemført og afsluttet. Det kan fortælle jer noget om, hvor hurtig og effektiv jeres proces i realiteten er, og ikke blot hvor hurtig, den er på papiret. 

• Åbne vs. lukkede ændringer: Hvor mange ændringer åbner I? Og hvor mange af dem bliver lukket? Hvis antallet af lukkede ændringer er mindre, end antallet af åbnede, så kan det tyde på, at I har en flaskehals et sted i processen. 

• “Gamle” ændringer: Hvilke ændringer har stået stille (for) længe? Har I ændringer, som er faldet mellem to stole og er blevet forsømt? 

• Flaskehalse: Hvor går ændringerne ofte I stå? Er det bestemte teams, der har særligt mange opgaver eller hvor opgaverne ofte hober sig op? 

• Afviste eller tilbagetrukne ændringer: Hvor mange ændringer bliver enten afvist eller tilbagetrukket efter, at de er godkendt i første omgang? Det kan være et tegn på dårlig prioritering, uklare krav eller en impact-analyse, der ikke er fyldestgørende nok. 

• Omkostninger per ændring: Hvad koster det virksomheden i både penge, tid og materialer at gennemføre en ændring? Det kan være svært at måle på uden de rigtige værktøjer og impact-analyser, men det er vigtigt at kende til. 

 

At spotte udfordringerne: Hvor kan vi forbedre? 

Når I begynder at indsamle og sammenholde data for de forskellige relevante områder, vil I også begynde at kunne se nogle mønstre, som kan gøre jer klogere. Mønstrene vil vise jer, hvor I skal være opmærksomme i jeres ECM proces, og på den måde også hvor I bør lægge jeres fokus i forhold til optimering og forbedring. Det giver jer mulighed for at analysere, hvor der opstår flaskehalse og forsinkelser i ECM. Måske viser det sig, at der er noget i jeres godkendelsesproces, der tilbageholder unødigt mange ændringer. Det kan også være, at der viser sig ofte at være forsinkelser i ændringer forbundet med en bestemt leverandør, eller at et bestemt team i jeres organisation har særligt travlt og ikke har tid til at tage sig af opgaverne i forbindelse med ændringer.  

Der kan gemme sig mange udfordringer og årsager I data og statistik omkring jeres ECM-proces. Det handler ikke om at pege teams eller enkeltpersoner ud, men om at identificere områder, hvor jeres ECM proces ikke fungerer så godt i praksis, som den måske gør på papiret. Og så handler det om hele tiden at blive bedre og mere effektive i jeres håndtering af ændringer. 

Noget af det første, vi typisk griber an, når vi arbejder med kunder på ECM-projekter, er netop et grundigt kig på den eksisterende proces. Her dykker vi ned i data, statistikker og sammenhænge, der kan forklare os alle hjørner og detaljer af den måde, processen omkring ECM kører på nu. Det giver den bedste grobund for forbedringer, som er baseret på fakta og praksis, og ikke blot på gisninger om, hvor udfordringerne opstår. 

 

Data i Realtid: Brug dashboards til at gøre data tilgængelige 

Jeres data og statistikker er næppe værdifulde, hvis ikke de er tilgængelige for folk i organisationen. Udover at sikre data tilbage i tiden, som I kan udnytte til grundige analyser, så er det også relevant at sikre data I realtid, som er bredere tilgængeligt for de medarbejdere, som til dagligt har at gøre med ændringer.  

Dashboards kan give jer et live billede af, hvordan i løbende præsterer inden for ECM. I kan se, hvor mange ændringer, der er åbne netop nu, hvor længe de har været åbne, hvad de drejer sig om, og hvem der arbejder på dem. Det giver jer et brugbart overblik over den nuværende situation og hvorvidt der er noget, I bør handle på. Med dashboards bliver I løbende opmærksomme på forsinkelser og kan holde øje med nye mønstre i jeres performance. 

Et rigtig godt dashboard kan tilpasses den enkelte medarbejder eller det enkelte team, så det mest relevante bliver fremhævet. Det kan eksempelvis være, at I har medarbejdere, for hvem det mest relevante er et nemt og hurtigt overblik over, hvilke opgaver, der aktuelt ligger hos dem, og om der er nogen, der på nuværende tidspunkt venter på dem. Det kan være, at ledere i jeres organisation har er større behov for at se performance på et team-niveau. Det bør alt sammen være præsenteret I brugbare visualiseringer, som ikke benytter for mange unødige grafiske elementer. I det hele taget er det essentielt for effekten af jeres dashboards, at de er designet velovervejet og brugervenligt. 

Hos BoostPLM har vi udviklet en ECM-løsning med et stort fokus på data og statistik præsenteret i dashboards, som kan tilpasses til og af den enkelte bruger. Læs mere om vores løsning her:  boostplm.com/da/ecm-go. 

 

Benchmarking i ECM: Sammenlign og vurdér jeres ECM modenhed 

Et andet brugbart værktøj til at forbedre jeres ECM proces er benchmarking og modenhedsanalyser.  

Når I har data på plads og har en dybdegående forståelse for jeres nuværende proces – ikke blot optegnet og identificeret, men også afprøvet og analyseret i praksis – kan I også lettere forstå, hvordan I performer i forhold til andre afdelinger eller sågar andre virksomheder. Her kan benchmarking benyttes til at give jer et billede af, om jeres ECM proces måske allerede er velfungerende i forhold til, hvad der er muligt, eller om I har områder med forbedringspotentiale.  

Det samme kan en modenhedsanalyse hjælpe jer med. En modenhedsanalyse giver jer et overblik over, I hvor høj grad jeres ECM proces er automatiseret, eller om mange elementer i processen foregår manuelt. Den kan understøtte en forståelse af, i hvor høj grad I træffer beslutninger baseret på data, og om processen er veldefineret nok, eller udføres mere ad-hoc.  

Hos BoostPLM er vores udgangspunkt for projekter med kunder ofte en modenhedsanalyse. Det kan være en modenhedsanalyse med fokus på ECM eller en mere generel modenhedsanalyse, som går på tværs af flere processer. Læs mere om vores PLM-strategiske kapabiliteter her: boostplm.com/da/plm-strategi. 

 

Hvordan kommer vi i gang? 

Hvis I ikke tidligere har arbejdet med data på denne måde i jeres ECM proces kan det virke som en stor opgave at komme i gang. Her er et par tips til, hvor I kan starte. 

• Begynd at indsamle data: Forudsætningen for det hele er, at I har nok data til at kunne se mønstre og sammenhænge, der kan fortælle jer noget relevant. Det kræver derfor, at I begynder at indsamle data om jeres ECM proces. Sørg for at have data samlet ét sted. Derfor er det også en fordel, at I har et dedikeret system, der samler alle ender af jeres ECM proces; en løsning, som sammenkobler delprocesser og systemer. Hos BoostPLM har vi udviklet ECM-GO til netop det formål. Læs mere om løsningen her: boostplm.com/da/ecm-go. 

• Start småt: Begynd med at måle og analysere nogle få metrics ad gangen. Start med to eller tre af de parametre, som er mest relevante lige nu, og brug dem til at øve jer på at indarbejde data generelt i jeres håndtering og udvikling af ECM processen. 

• Gør det tilgængeligt: Udarbejd dashboards og begynd at bruge dem i organisationen. Start med nogle let forståelige dashboards, som giver overblik, og sørg for at gøre dem til en del af jeres daglige arbejde med ECM. Hav dem eksempelvis med på møder og brug dem i jeres analyser og samtaler. Det tager noget tid at ændre medarbejdernes mindset, så de indarbejder data som en del af deres ECM-håndtering, men det er nødvendigt, og det er tiden værd. 

• Brug de rigtige værktøjer: Der er ingen grund til at gøre det mere kompliceret at indarbejde data og statistik i jeres ECM proces, end det behøver at være. Der findes mange gode værktøjer til de forskellige dele. Det handler både om værktøjer til at styre jeres ECR/ECO-flow, men også værktøjer til datavisualisering og analyse. Vores ECM-løsning giver mulighed for begge dele. Den samler jeres flow ét sted med integration til de øvrige værktøjer og systemer, I bruger i ECM, og samtidig gør den det muligt let at lave dashboards og datavisualisering baseret på en omfattende søgefunktion med filtre, som kan tilpasses. Læs mere her: boostplm.com/da/ecm-go. 

 

Hvis du vil lære mere om god ECM praksis eller om vores egen løsning til håndtering af ECM på tværs af eksisterende systemer og løsninger, så tøv endelig ikke med at række ud. Vi er eksperter på området, som altid med glæde snakker med om ECM, og vi er altid åbne for en uforpligtende, faglig snak. 

Du kan også læse mere om generel ECM her: boostplm.com/da/enterprise-change-management eller om vores løsning her: boostplm.com/da/ecm-go.