Har du nogensinde deltaget i endeløse workshops for at re-engineere og forbedre processer? Har du undret dig over, om den nye og forbedrede proces faktisk ville gøre nogen forskel, eller har du set store initiativer ende med ingenting?
Det har jeg, men jeg har (heldigvis) også været en del af meget succesfulde forretningsforbedringer. Så hvad gør forskellen?
De succesfulde procesforbedringer, jeg har været vidne til, har alle det til fælles, at de inkluderede fire nøgleelementer:
Procesdesign, Systemkonfiguration, Menneskelig Adfærd og Datamigrering.
Procesdesign for Forbedrede Processer
Den første nøgle til succesfuldt at forbedre processer er at designe robuste processer. En robust proces skal være enkel, men alligevel fleksibel og tillade sund fornuft. At kortlægge de nuværende processer med erfarne emneeksperter er vigtigt, men husk at være kritisk og spørg “Hvorfor?” mindst 5 gange for at forstå, hvorfor den nuværende proces er, som den ser ud til at være. Husk desuden at spørge “Hvordan gør du dette?”. Ofte vil dette spørgsmål udløse fremvisningen af en række yderligere Excel-regneark; regneark, som i virkeligheden “bærer” udførelsen af processen enten ved at kompensere for manglende anvendelse (eller misbrug) af virksomhedssystemerne eller for utilstrækkelige datavisninger.
Et andet vigtigt element i etableringen af robuste processer er at reducere antallet af overleveringer mellem afdelinger eller kompetencer – disse overleveringer introducerer ventetid. Yderligere, når det er muligt, lad processen være samtidig i stedet for sekventiel. Samtidige processer kræver arbejdsprocesser i stedet for kun simple statusser, men det vil have en betydelig indvirkning på gennemløbstiden.
Identificer de atomiske dataobjekter, der gentagne gange behandles, og implementer arbejdsprocesser for disse, der sikrer udførelser og klar detaljeret fremskridtsmonitorering.
Eksempel på atomiske dataobjekter
En ændring i ingeniørarbejdet involverer ofte flere dokumentændringer. I mange virksomheder er fokus fra virksomhedens PLM-system på selve ændringen alene. At sikre, at alle dokumenter er omarbejdet, gennemgået og godkendt, er i bedste fald overladt til endeløse lister i regneark, og godkendelsen af ændringen er mere formel – det garanterer ikke, at alle dokumenterne i ændringen faktisk er blevet gennemgået. Alternativet til dette er at have samtidige (sub)arbejdsprocesser for hvert dokument, der giver et klart overblik over fremskridtet for hvert dokument. Desuden introducerer det bedre fleksibilitet, hvis det besluttes, at et specifikt dokument skal overføres fra en ændringsordre til en anden, da dette ikke vil have indvirkning på dokumentets egen arbejdsproces.
Systemkonfiguration
Ingen proces uden et system, der understøtter den.
Fra tid til anden hører du ledere hævde, at systemer skal tilpasse sig den designede proces, mens de (eller andre ledere) samtidig kræver standard løsninger out-of-the-box for at reducere den samlede omkostning ved IT-landskabet.
Sandheden er noget midt imellem. Ofte er virksomhedssystemerne bygget på anbefalede dominerende processer (ofte kaldet bedste praksis). Og så længe du kan bruge disse processer, bør du virkelig gøre det. Der er dog to grunde til at tilpasse virksomhedssystemer:
- hvis virksomheden ville opnå en stor konkurrencefordel
- hvis systemet ikke har tilstrækkelig detaljeret procesfokus.
Menneskelig Adfærd
Brugernes accept af systemerne har en enorm indvirkning på overholdelsen af processen. I en veludformet proces og system vil brugerne se fordelene ved at bruge systemet som designet. Brugeren fokuserer på høj datakvalitet, fordi det hjælper dem med at præstere bedre.
Hvis brugerne ikke forstår fordelene ved systemet og/eller processen, vil de opfinde deres egne praksisser. Dette ofte ved hjælp af skunk excel-ark eller ved at anvende felter i virksomhedssystemet til andre formål end tiltænkt. Dette fører til dårlig datakvalitet og manglende gennemsigtighed.
KPI’er kan drive menneskelig adfærd – til det gode eller det dårlige. Jeg har set flere eksempler på høj fokus på KPI’er på tid, der nedprioriterer fokus på kvalitet. Dog er KPI’er fantastiske til løbende forbedring. Så vær opmærksom på, hvilke KPI’er der er defineret, og hvordan de anvendes.
Data
Alle virksomhedssystemer fokuserer på data for at styre de fysiske strømme af penge og varer og på at forbedre disse strømme. I implementeringen af et nyt eller redesignet system er Datamigrering afgørende for succes. Brugere, der oplever, at information ikke kan findes i det nye system, vil vende tilbage til det gamle system. Trods intentionen vil de fortsætte med at handle i henhold til den gamle proces. Data og Menneskelig Adfærd er næsten en symbiose – god data driver god adfærd, og god adfærd driver god data.
Konklusion
Et enkelt fokus på processen eller systemet giver sjældent succesfulde procesforbedringer. Næste gang du er i en workshop, skal du være opmærksom på Data, Adfærd, Systemer og Proces. Hvis du vil vide mere om, hvordan vi arbejder med denne firefoldige model, besøg venligst denne side for at læse om vores tilgang til PLM-arbejde.
For flere tips og indsigter, besøg og følg vores LinkedIn-side, hvor vi fra tid til anden deler nyheder og indhold inden for PLM, Industri 4.0 og IoT.