Introduktion
Proces- og produktændringer er en selvfølge i produktionsvirksomheder. Enten skal et materiale opdateres, et design skal tilrettes eller en regulering gennemtvinger en ændring i dokumentationen. Ændringer findes i mange formater – store som små – men fælles for ændringerne er, at de involverer både mennesker, systemer og materialer eller produkter på tværs af organisationen.
Derfor bør ændringer også håndteres om små projekter i sig selv. Et projekt med en tilhørende projektplan.
I denne artikel fortæller vi, hvorfor netop det mindset og syn på ændringer er vigtigt, og hvordan grundig og velovervejet planlægning kan gøre jeres ECM-proces mere strømlinet, hurtigere og lettere for alle involverede parter. I sidste ende vil de bidrage til færre forsinkelser, mindre overload for jeres teams, bedre styring af scope for ændringer og reduceret risiko i forbindelse med compliance.
–
Hvorfor planlægge en ændring som et projekt?
I mange virksomheder bliver ændringer alt for ofte håndteret reaktivt; en change request indgives, og folk rundt i organisationen begynder straks at handle. De opdaterer CAD-filer og retter i styklister, men uden at have en klar plan og rækkefølge. Det fører til, at opgaver bliver glemt, deadlines bliver overskredet og de involverede bliver frustrerede.
De problematikker kan imødekommes ved at håndtere ændringerne som mindre projekter i sig selv. ECM er en proces, der har flere fasere; det starter måske med en Engineering Change Request (ECR), som gennemgår et Change Review Board (CRB) for efterfølgende at blive til en Engineering Change Order (ECO), og dernæst går over i en eksekveringsfase. Planlægning kan skabe en vigtig struktur i de forskellige faser.
Som ethvert andet projekt bør den enkelte ændring have:
⇒ Et klart defineret scope
⇒ En tidslinje
⇒ Opgaver tildelt de rigtige personer
⇒ Vished om afhængigheder på tværs af opgaver
⇒ Overblik over, hvordan alt dette hænger sammen
Alt det ovenstående hører sig til en projektplan, og det behøver ikke nødvendigvis være kompliceret at komme i gang med.
–
Nøgleelementer i ECM Planlægning
1) Scope og afhængigheder
Hvad er den reelle ændring? Er der udelukkende tale om en CAD fil, eller er der tale om en ændring, som også har påvirkning på dokumentation, værktøjer, leverandører eller måske på jeres QA-proces? Sørg for at skabe overblik over, hvilke komponenter der er indeholdt i ændringen; styklister, dokumenter, CAD-filer mv. En vigtig forudsætning for dette er en grundig impact-analyse, der gør jer i stand til at identificere alle de steder, hvor ændringen har påvirkning. Når I har styr på dette, undgår i overraskelser og uforudsete aspekter af en ændring senere i processen.
2) En klar og tydelig tidslinje
Skab en tidslinje over, hvordan eksekveringen af ændringen skal forløbe. Brug fx et Gantt-chart, der viser start og slut på opgaver, opdelt i faser, og dermed giver et simpelt overblik over, hvilke sekvenser I skal igennem for at gennemføre ændringen. Det er også vigtigt, at jeres Gantt chart viser afhængigheder og kritisk vej; hvor kan der opstå flaskehalse og hvilke opgaver bør prioriteres først? En tidslinje giver jer i øvrigt også mulighed for at se, hvor forsinkelser opstår, og hvordan forsinkelserne påvirker resten af planen.
3) Ressourcer og arbejdsbyrde
Det er ikke nok blot at planlægge, hvilke opgaver der skal løses. Det er mindst ligeså vigtigt at vide hvem, der skal løse hvilke opgaver og hvornår. Det kan med fordel gøres visuelt, så det er let for folk at overskue – særligt den enkelte medarbejders opgaver bør være let tilgængelige for ham eller hende. Derudover er det gavnligt at skabe det samme overblik på team-niveau for at kunne identificere workload på de forskellige teams; er nogle teams overloadede, og er der måske andre, der har luft til at overtage nogle af opgaverne? Det skaber en mere elegant og effektiv eksekvering af ændringer, ligesom det sikrer jer mod at have opgaver, der falder mellem to stole.
4) Bundling og splitting af ændringer
En væsentlig del af effektiv ændringshåndtering er muligheden for enten at samle en række mindre ændringer, som kan eksekveres samlet, eller splitte større ændringer op for lettere at kunne overskue dem eller hurtigere eksevere delelementer af ændringen, som haster mere end andet. Dette er kun muligt, hvis I først har skabt et overblik over, hvad den enkelte ændring indebærer, og hvilke stakeholders den involverer. Planlægningen hjælper jer med netop at kunne identificere mulighederne og se sammenhængene mellem forskellige ændringer. Derfor er planlægning et vigtigt grundlag for at kunne bundle og splitte.
–
Fordele ved planlægning i ECM
Der er flere fordele at hente ved at begynde at arbejde med planlægning af jeres ændringer. Mange af dem vedrører vigtige aspekter af en forretning, som har påvirkning på den samlede performance. Af de vigtigste effekter kan nævnes:
⇒ Reduktion i fejl og rework:
Når I begynder at se længere frem i tiden og planlægger eksekveringen af jeres ændringer, så fanger I også problemer tidligere i processen. På den måde bliver I opmærksomme på udfordringer, inden nogen har bygget eller godkendt noget forkert.
⇒ Kortere time-to-market:
En helt essentiel faktor for produktionsvirksomheder, og her kan planlægningen spille en stor rolle. Når alle ved, hvad de skal og hvornår, og I undgår flaskehalse og ventetid grundet afhængigheder, kan I væsentligt hurtigere eksekvere og gennemføre ændringer, og dermed hurtigere bringe produkterne på markedet.
⇒ Mere kontrol:
Undgå dyre fixes i sidste øjeblik og manuel håndtering af løbende fejl. Når I planlægger jeres ændringer og på forhånd ved, hvad de indebærer, kan I langt bedre kontrollere de omkostninger, der er forbundet med håndteringen af ændringerne. I har kontrol over ressourcer og arbejdstimer brugt på den enkelte ændring.
⇒ Gladere teams med bedre samarbejde:
Når I planlægger forud, så sikrer i også, at arbejdsbyrden er velbalanceret på tværs af teams. I har overblikket over hele eksekveringen og undgår dermed, at nogle teams står tilbage med overraskelser i sidste øjeblik og et unødigt tidspres. På samme vis tillader planlægningen også, at det bliver lettere for teams at samarbejde, fordi I kan skabe strukturer for integrerede workflows og synlig fremdrift på tværs af teams.
⇒ Bedre compliance og audits:
Gennem planlægning kan I gøre det nemmere at følge jeres processer og dokumentere med henblik på audits. I kan skabe strukturerede processer for audits, effektive sign-off checklister og holde bedre styr på revisioner og historik.
–
Best Practice og tips til planlægning
Vi har samlet en række tips, som vi mener, er best practice inden for ECM og planlægning:
1) Standardisér jeres ændringsproces med brug af templates for eksempelvis ECR og ECO samt for projektplaner/Gantt charts.
2) Lav grundige impact- og risikoanalyser før I begynder jeres planlægning
3) Indfør tværfunktionelle reviews med udvikling, produktion, kvalitet og indkøb tidligt i processen.
4) Arbejd med et Change Control Board (CCB) som har til opgave at prioritere og vurdere kritikalitet af ændringer og se mulighed for bundling.
5) Sørg for at have gode feedback loops med reviews efter implementering, så I hele tiden kan blive bedre.
–
Find de rette værktøjer
Der er ingen grund til at gøre planlægning i ECM mere kompliceret, end det behøver at være. Her kan det være en stor hjælp at udnytte de rigtige værktøjer, som er bygget til at facilitere jeres ECM-proces, og som har det nødvendige fokus på at understøtte planlægningsdelen. Det vil eksempelvis være I form af automatiseret generering af Gantt-charts for jeres projektplan, mapping af afhængigheder og tydelig delegering af opgaver.
Et godt værktøj tillader jer også nem adgang til overblik over workload gennem dashboards, deadlines og fremdriftsindikatorer, samtidig med at det styrer historik og dokumentation for jer i forbindelse med planlægning og eksekvering af ændringer. Næsten vigtigst af alt er det, at værktøjet fungerer som et samarbejdsværktøj, så al information og relevante stakeholders er samlet ét sted.
Hos BoostPLM har vi valgt at udarbejde vores egen løsning, som er udviklet i tråd med de principper og best practice, vi har beskrevet her. Det er netop formålet med vores løsning at understøtte virksomheder i at videreudvikle og forbedre deres ECM – blandt andet gennem effektive og brugbare værktøjer til planlægning. Læs mere om vores løsning her: boostplm.com/da/ecm-go